DESKRIPSI PERPUSTAKAAN STAIN SAMARINDA

A. PENDAHULUAN
Perpustakaan Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Samarinda merupakan salah satu jenis perpustakaan Perguruan Tinggi yang turut serta melaksanakan Tridarma Perguruan Tinggi dalam bidang perpustakaan. Dalam UU RI No.02 tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional disebutkan bahwa perpustakaan merupakan sumber belajar yang amat penting sekalipun bukan satu-satunya. Sebagai pusat sumber belajar dan informasi serta pengetahuan maka perpustakaan STAIN Samarinda juga merupakan suatu institusi yang menduduki posisi yang sangat strategis, ekonomis serta demokratis sebagai upaya turut mencerdaskan kehidupan bangsa, sebagaimana dicita-citakan dalam pembukaan UUD 1945, yaitu dengan berperan sebagai sarana pelaksanaan belajar mandiri, pendidikan seumur hidup bagi individu atau kelompok masyarakat terutama bagi mahasiswa.
Dalam upaya mewujudkan cita-cita tersebut, maka perpustakaan STAIN merupakan bagian dari salah satu jenis perpustakaan yang diperuntukan bagi mahasiswa, dosen (tenaga pengajar), dan tenaga administratif dilingkungan STAIN dan Perguruan Tinggi lainnya. Di samping itu perpustakaan STAIN juga merupakan sebagai sumber belajar yang menjunjung kegiatan belajar bagi mahasiswa yang mempunyai peranan sangat penting dalam memacu tercapainya tujuan pembelajaran di perguruan tinggi.
Perpustakaan perguruan tinggi dapat berfungsi sebagai sumber informasi dan sebagai sumber belajar serta sebagai salah satu indikator utama untuk mewujudkan visi dan misi STAIN untuk menjadi IAIN/UIN dan membuka program Pasca Sarjana. Hal ini bisa terjadi bila prpustakaan memiliki banyak koleksi bahan pustaka yang memenuhi kebutuhan mahasiswa dan dosen, pengolahan yang profesional, sarana dan prasarana yang mencukupi standar perpustakaan masa depan. Maka untuk memenuhi hal tersebut tentunya tidak terlepas dari perhatian dan pengambil kebijakan yang menaruh perhatian ekstra serius serta apresiatif terhadap kemajuan perpustakaan. Dengan demikian perpustakaan STAIN Samarinda dapat berjalan seiring dengan visi dan misi sebagai pusat kajian ilmu keislaman yang berbasis teknologi informasi.

1. Visi
Menjadikan perpustakaan sebagai pusat kajian ilmu keislaman dan sebagai pusat pembelajaran yang ideal berbasis teknologi informasi.
2. Misi
a. Memberikan layanan prima kepada pengguna perpustakaan
b. Menjadikan perpustakaan sebagai pusat informasi secara cepat, tepat dan akurat serta terkini dalam ilmu pengetahuan
c. Meningkatkan jumlah koleksi bidang keislaman
d. Memberikan pelayanan terhadap penggali ilmu pengetahuan dan teknologi pada umumnya dan ilmu pengetahuan islam pada khususnya
e. Meningkatkan sarana dan prasarana yang berbasis teknologi informasi.
Dalam menjalankan visi dan misi serta peran dan fungsinya, perpustakaan dituntut mampu beradaptasi dan responsip terhadap perkembangan informasi dan kemamjuan teknologi. Kemajuan teknologi dan informasi dewasa ini menuntut perpustakaan STAIN Samarinda untuk mampu beradaptasi dan berusaha berbenah diri serta mampu mengikuti perkembangan teknologi dan informasi dengan mengarah pada layanan berbasis komputer (otomasi perpustakaan). Untuk itu perpustakaan STAIN Samarinda melaksanakan kegiatan berbagai bidang pelayanan pada pemustakaan dan terus berusaha meningkatkan khualitas dan kuantitas, baik secara fisik maupun non fisik atau SDMnya dan memberikan layanan.
B. KEGIATAN-KEGIATAN PERPUSTAKAAN
Adapun kegiatan-kegiatan perpustakaan STAIN Samarinda tahun 2009 adalah:
1. Menyusun dan merencanakan program 2009/2010
2. Menyelesaikan rekomendasi Irjen Perguruan Tinggi hasil audit perpustakaan tahun 2008 berupa:
 Menyusun pedoman kerja perpustakaan dan peraturannya
 Membuat surat edaran kepada mahasiswa, dosen, jurusan, dan ketua STAIN tentang sosialisi perpustakaan , dan himbauan untuk mengembalikan buku yang terlambat dipinjam dan permohonan realisasi pengadaan otomasi perpustakaan
 Mensosialisasikan job diccription kepada masing-masing staf perpustakaan
 Melakukan layanan dengan sistem otomasi perpustakaan belum terealisasi karena beberapa faktor diantaranya masih kurang perangkat otomasi berupa shofware dan hardware
 Menyelesaikan pengolahan buku pengadaan 2008 sebanyak 313 judul dan 1532 eksemplar.
 Mengalokasikan anggran untuk perpustakaan.
Disamping kegiatan sebagaimana diatas, ada juga kegiatan-kegiatan lain yang dilaksanakan pada tahun 2009 di antaranya:
1. Kegiatan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Dalam rangka melaksanakan peran dan fungsi perpustakaan, maka perpustakaan dikelola s/d September 2009 berjumlah 10 orang tenaga perpustakaan dengan latar pendidikan yang berbeda. 4 orang yang berlatar pendidikan Ilmu perpustakaan, dan 6 orang berlatar pendidikan yang bukan dari ilmu perpustakaan. Satu orang berpendidikan S2 Ilmu Informasi dan perpustakaan di UI (Universitas Indonesia), 1 orang baru menyelesaikan pendidikan S2 Ilmu Informasi dan perpustakaan UI pada bulan juli 2009 dan sudah fungsional pustakawan.
Pada bulan maret 2009 kemarin ada 1 orang yang diangkat menjadi fungsional pustakawan, dan pada bulan Oktober 2009 ada 4 orang staf yang dipersiapkan untuk fungsional pustakawan, sehingga nanti jumlah staf menduduki jabatan fungsional perpustakaan sebanyak 6 orang dengan demikian sudah bisa membentuk tim penilai pustakawan sendiri. Seluruh karyawan perpustakaan sudah mengikuti pelatihan dan bimbingan teknis pelaksanaan perpustakaan bekerja sama dengan Badan Perpustakaan Provinsi Kaltim pola 70 jam. Tiga Orang karyawan telah mengikuti DIKLAT penyetaraan pustakawan pola 780 jam. Pada tahun 2005 dan 2007. Rekrut pegawai yang di STAIN di antaranya satu orang pustakawan Berpendidikan diploma perpustakaan dan 2 orang perpustakawan yang berpendidikan S1 Perpustakaan dan 2 orang staf perpustakaan dipersiapkan untuk mengikuti short-course (pendidikan dan pelatihan pustakawan tingkat ahli).
2. Kegiatan Pengembangan Perpustakaan STAIN Samarinda
a. Pengembangan Sarana dan Prasarana Perpustakaan
Sampai saat ini jumlah sarana dan prasarana perpustakaan adalah :
1). Gedung
Sejak tahun 2002 perpustakaan memiliki gedung berlantai III di atas tanah Seluas 300m, dengan luas bangunan 900m, menempati lantai II dan III dengan luas total 600m2. Lantai II untuk sirkulasi dan lantai III untuk referensi dan diskripsi. Dalam suasana gedung yang baru pembagian ruangan sebagai berikut :
a). Lantai II terdiri dari :
(1). Ruang Kepala Perpustakaan
(2). Computer
(3). Ruang Pengolahan buku + Pemeliharaan + Perbaikan Buku
(4). Ruang Buku teks + Ruang Baca
(5). Ruang sirkulasi + Meja Sirkulasi
(6). Ruang Rapat
b). Lantai III terdiri dari :
(1). Ruang buku referensi
(2). Ruang Skripsi
(3). Ruang Administrasi + Ruang tendon & lap. penelitian
(4). Ruang Diskusi
2). Perlengkapan
Sesuai dengan catatan yang ada di perpustakaan sampai saat ini perincian peralatan perpustakaan sebagai berikut :
NO PERLENGKAPAN JUMLAH KONDISI
1 Computer 10 unit 3 PC rusak
2 Kursi baca 129 buah Baik
3 Meja panjang 3 buah Baik
4 Meja baca tunggal 40 buah Baik
5 Meja baca laci 20 buah Baik
6 Rak buku 75 buah Baik
7 Meja sirkulasi 1 set Baik
8 Kipas angin 3 buah Baik
9 AC 6 unit Baik
10 Kursi size 11 buah Baik
11 Kursi roda putar 6 buah Baik
12 Loker penitipan 2 buah Baik
13 Mesin ketik 1 buah Baik
14 Lemari kartu catalog 3 buah Rusak
15 Pemotong kertas 2 buah Baik
16 Scanner + printer 1 buah Rusak
17 Staples besar 1 buah Baik
18 Meja kerja 8 buah Baik
19 Penahan buku 75 pasang 150 buah Baik
20 Printer 4 unit Baik
21 UPS 2 unit Baik
22 Mesin laminating 1 buah Baik

b. Pengembangan Jumlah Koleksi Perpustakaan 2009
Pengembangan koleksi perpustakaan berdasarkan pada standar koleksi nasional dan disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka, maka bidang pengembangan jumlah Koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan STAIN Samarinda adalah Dalam table berikut:


Koleksi Perpustakaan Berdasarkan Bidang Studi dan Bahasa yang Digunakan sampai Tahun 2009
Bahasa yang Digunakan
Bidan Studi B. Indonesia B. Arab B. Inggris B. Lainnya Jumlah
Jdl Ek Jdl Ek Jdl Ek Jdl Ek Jdl Ek
Skripsi/Tesis/Disertasi 1473 4.193 105 525 0 0 1578 4718
Jurnal 54 68 1 4 0 0 55 72
CD-ROM/Elektronik File 25 25 1 1 1 1 0 0 27 27
Karya umum/Referensi 366 1296 10 10 19 35 0 0 395 1341
Psikologi/Filsafat 795 2679 0 0 20 23 0 0 815 2702
Agama Islam 19 82 0 0 0 0 0 0 19 82
Tafsir & Ulumul Quran 463 1389 188 524 0 0 0 0 651 1913
Hadits & Ulumul Hadits 439 971 202 523 0 0 0 0 641 1494
Fiqh & Ushul Fiqh 1126 3571 195 268 0 0 0 0 2321 3839
Aqidah 293 885 23 28 0 0 0 0 316 913
Tasawuf 343 179 7 10 0 0 0 0 368 185
Sosiologi Islam 994 2871 7 10 26 30 0 0 977 2911
Dakwah/Kegiatan Islam 166 516 18 40 0 0 0 0 184 556
Sejarah/Biografi Islam 245 915 20 40 13 43 0 0 278 998
Agama Non Islam 324 727 0 0 17 17 0 0 342 744
Ilmu-ilmu Sosial 1902 6685 0 0 97 111 0 0 1999 6796
Ilmu-ilmu Bahasa 558 994 8 46 46 88 6 6 618 1124
Ilmu Murni 220 316 0 0 0 0 0 0 220 316
Ilmu Manajemen 195 1281 0 0 28 28 0 0 223 1309
Terapan 106 189 0 0 12 12 0 0 118 201
Kesenian/Olah raga 194 254 0 0 0 0 0 0 194 254
Kesusastaraan 155 331 0 0 0 0 0 0 155 331
Sejarah/Biografi 522 714 0 0 29 29 0 0 551 743
Karya Fiksi 127 197 0 0 5 8 0 0 132 205
Media Cetak 4 4 0 0 0 0 6 6 10 10
Jumlah 11108 31332 699 1500 419 954 12 12 13187 33784
3. Kegiatan Layanan Perpustakaan
Kegiatan layanan perpustakaan merupakan kegiatan teknis perpustakaan. Layanan Perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila akses layanan yang digunakan sesuai dengan Kebutuhan pemakai (user).
Dalam kegiatan layanan ada beberapa jenis akses dalam layanan perpustakaan, yakni Pertama, akses layanan terbuka (access open), kedua, akses layanan tertutup (close access), dan ketiga, merupakan kombinasi kedua sistem layanan tersebut. Ketiga layanan akses layanan ini mempunyai tujuan untuk memberikan kesempatan kepada pemustaka dalam memanfaatkan bahan pustaka/koleksi yang ada di perpustakaan.
Sistem yang digunakan pada perpustakaan STAIN Samarinda adalah menggunakan Sistem layanan terbuka (open access). Sistem ini digunakan untuk memberikan kesempatan kepada mahasiswa, dosen dan karyawan dalam menggunakan bahan pustaka dengan bebas memilih bahan pustaka sesuai dengan apa yang dikehendaki pemustaka. Adapun jenis kegiatan yang dilaksanakan sampai dengan 2009 adalah:
a. Melakukan kegiatan layanan administrasi
kegiatan layanan administrasi meliputi kegiatan ketatausahaan, staf, keuangan dan kerumahtanganan yang ada di perpustakaan. Kegiatan administrasi perpustakaan dilakukan oleh semua petugas dengan berkerjasama dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan.


Adapun tugas layanan administrasi perpustakaan STAIN Samarinda meliputi:
1. Menyelesaikan urusan surat menyurat
2. Menyelesaikan urusan laporan keuangan
3. Menyelesaikan urusan personalia perpustakaan
4. Mengelola perlengkapan perpustakaan
5. Menyediakan format/blanko penunjang kegiatan perpustakaan
6. Menyiapkan daftar buku yang akan diadakan
7. Membuat surat keterangan bebes pustaka
8. Memberikan layanan keanggotaan
9. Membuat laporan secara periodik kegiatan perpustakaan setiap bulan.
Jika kesemua hal di atas dapat terpenuhi sebagai penunjang perpustakaan maka diharapkan semua aktivitas perpustakaan berjalan lancar, selanjutnya citra dan performanya makin dikenal karena diperlukan orang banyak. Oleh karena itu kesiapan “urusan dalam” merupakan faktor dominan atas terwujudnya perfoma dan penampilan perpustakaan. Terutama dicerminkan oleh layanan kepada pemustaka yang cepat, tepat akurat, bermanfaat, ramah-hangat, sejuk dengan senyum, bersifat membantu/membimbing. Dan komunikatif serta tidak membosankan.
b. Melakukan kegiatan layanan keanggotaan
pada tahun 2009 kegiatan layanan keanggotaan dengan menerima pendaftaran anggota perpustakaan pada bulan Juli, Agustus hingga September 2009 dan berlaku selama dua semester. Setelah itu harus melakukan daftar ulang atau heregistrasi.
c. Melakukan kegiatan layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi yang menyangkut peminjaman, pengembalian dan perpanjangan merupakan salah satu kegiatan teknis dari kegiatan teknis layanan perpustakaan lainnya. Layanan sirkulasi dengan akses terbuka, memungkinkan pemakai dapat meminjam bahan pustaka untuk dibawa pulang. Untuk itu perlu diciptakan suatu sistem yang mengatur dengan peminjaman sesuai dengan keperluan perpustakaan. Metode peminjaman di perpustakaan STAIN Samarinda dengan menggunakan sistem kendali sirkulasi.


Layanan sirkulasi merupakan kegiatan meminjamkan bahan pustaka kepada
Pemustaka untuk dipinjamkan dan dibawa pulang sebagai sumber bacaan. Maka penentuan penggunaan sistem peminjaman diperpustakaan adalah untuk mempermudahkan proses administrasi dan prosedur peminjaman.
Sistem peminjaman sirkulasi yang digunakan perpustakaan STAIN Samarinda adalah sistem browne. Sistem ini menggunakan tiket/kartu yang diberikan kepada setiap anggota perpustakaan. Jumlah tiket/kartu yang diberikan kepada setiap anggota adalah 3 buah kartu, setiap 1 kartu bisa dipinjam hanya 1 buku. Jadi setiap anggota perpustakaan bisa meminjam buku berjumlah 3 buah buku sesuai dengan jumlah kartu yang dimiliki anggota. Anggota perpustakaan sampai 2009 seluruhnya berjumlah 5.758 orang dengan frekuensi kunjungan rata-rata 170 orang perhari pada saat aktif kuliah, pada masa libur perkuliahan rata-rata 90 pengunjung perhari.
d. Melakukan Kegiatan Layanan referensi
layanan referensi merupakan kegiatan layanan dalam bentuk bantuan, petunjuk dan bimbingan untuk menemukan bahan pustaka atau informasi berupa kamus, ensiklopedia, kamus hadits, kamus tafsir, Al Qur’an Tafsir, Kitab Hadits asli dan bahan rujukan lainnya untuk dipergunakan dan dibaca ditempat.
Sistem layanan referensi juga menggunakan sistem terbuka (open access), mahasiswa dan pemustaka lainnya diberi kebebasan untuk menggunakan bahan referensi untuk dibaca dna digunakan ditempat tidak untuk dipinjamkan dan dibawa pulang. Layanan referensi diberikan layanan foto copy saja. Apabila mahasiswa atau memakai ingin meminjam, hanya bisa dilakukan dengan memfhoto copy bahan pustaka tersebut dengan meninggalkan kartu identitas (KTP) dan mengisi formulir yang telah disediakan oelh petugas. Sejak bulan Januari sampai Agustus tahun 2009 jumlah koleksi referensi kurang lebih 173 judul dan 658 eksemplar. Kegiatan layanan referensi yang dilakukan setiap harinya dengan rata-rata pengunjung 15 otrang pemustaka.
e. Melakukan kegiatan layanan Skripsi
skripsi merupakan hasil karya mahasiswa yang didokumentasikan dan disimpan diperpustakaan. Layanan skripsi ini tidak jauh beda dengan layanan referensi yaitu menggunakan sistem terbuka (open access) mahasiswa bebas untuk menggunakan skripsi sesuai dengan judul yang mereka butuhkan. Namun pada sistem ini mahasiswa hanya bisa mencatat dan membaca ditempat tidak bisa untuk memfhoto copy skripsi tersebut karena berhubungan dengan hasil karya seseorang. Adapun jumlah kunjungan rata-rata perhari 10 orang terdiri atas 3 jurusan. Sedangkan jumlah koleksi skripsi sampai Agustus 2009 1.405 judul/eks. Jumlah koleksi skripsi sampai Agustus 2009 adalah :
NO JURUSAN JUDUL EKS
1. Tarbiyah 1385 2770
2. Syariah 140 240
3. Dakwah 53 106
f. Layanan Tandon, Majalah dan Jurnal
koleksi tendon, majalah dan jurnal yang diterapkan pada sistem ini adalah sistem terbuka yanitu pemakai dipersilahkan untuk membaca ditempat dan difhoto copy bukan untuk dipinjam atau dibawa pulang. Koleksi tendon ini terdiri dari :
1. Koleksi buku
2. Koleksi artikel jurnal dan majalah
3. Tesis dan Disertasi
4. Laporan.
g. Melakukan Kegiatan Layanan Bimbingan pemakai dan sosialisasi
kegaitan ini merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting diselenggarakan oleh perpustakaan. Kegiatan layanan bimbingan bagi pemakai dan sosialisasi perpustakaan melalui orientasi perpustakaan guna memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada mahasiswa yang tujuannya adalah :
1. mengenalkan kepada mahasiswa tentang layanan perpustakaan, seperti : jenis-jenis layanan, sistem layanan, cara mendapatkan layanan keanggotaan, dan cara mencari informasi/bahan pustaka dengan cepat, tepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan.
2. membiasakan mahasiswa dengan buku-buku referensi dan penunjang mata kuliah.
3. memperkenalkan sistem otomasi perpustakaan berupa metode penelusuran melalui OPAC dan lain sebagainya.
Pada tahun 2009 kegaitan bimbingan pemakai dilakukan akhir juli yang diberikan kepada calon anggota baru atau mahasiswa baru. Kegiatan bimbingan dan sosialisasi sampai saat ini masih diikutkan pada kegaitan TAMU/OSPEK dan atau PENGAYAAN mahasiswa. Pada dasar kegiatan bimbingan pemakai dan sosialisasi perpustakaan melalui orientasi perpustakaan yang oleh perpustakaan sendiri bukan diikutkan pada kegiatan lain. Dengan melaksanakan Kegiatan orientasi perpusatakaan sendiri pengenalan dan penanaman tentang perpustakaan lebih mendalam, karena selama ini pengenalan hanya sebatas pada kebijakan perpustakaan, tidak menyentuh hal-hal yang lain dari berbagai aspek perpustakaan, akibatnya kesadaran akan pentingnya perpustakaan sebagai sumber belajar dan jantungnya perpustakaan bagi mahasiswa tidak negitu mendalam. Oleh karena itu, harapan pengelola perpustakaan kedepan perpustakaan dapat melaksanakan orientasi perpustakaan dan kegiatan pelatihan perpustakaan bagi mahasiswa dengan melaksanakan sendiri atau mandiri.
4. Melakukan Kegiatan pengolahan Bahan Pustaka Perpustakaan
Kegiatan pengolahan bahan pustaka perpustakaan merupakan kegiatan secara rutin baik bahan pustaka yang berasal dari sumbangan dari mahasiswa, dosen, karyawan, masyarakat, Departemen Agama dan instansi lain, maupun dari bahan pustaka berasal dari pembelian dana proyek buku. Kegiatan pengolahan tersebut meliputi :
a. Inverisasi
b. Pensetempelan
c. Katalogisasi
d. Klasifikasi
e. Entry Data Base
f. Pelabelan dan Penyampulan
g. Revarasi atau Bahan Pustaka yang mengalami kerusakan.
Pada tahun ini sejak bulan Januari sampai dengan Agustus 2009 bahan pustaka yang diolah sebanyak 349 judul dan 1568 eksemplar terdiri buku proyek 2008 yang diselessaikan pada tahun 2009 dan buku sumbangan dari mahasiswa, karyawan, dosen dan Departemen Agama atau instansi lain. Sedangkan kegiatan revarasi atau perbaikan bahan pustaka yang mengalami kerusakan sebanyak kurang lebih 136 judul hasil stock of name pada tahun 2008 dan diadakan perbaikan pada tahun 2009.
C. KENDALA-KENDALA YANG DIHADAPI PERPUSTAKAN STAIN SAMARINDA
Dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan layanan kepada pemustaka tidak lepas dari kendala-kendala yang menghambat kelancaran proses pelayanan pemustaka. Adapun kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan diantaranya :
1. Sarana dan prasarana berupa :
- Masih kurangnya perangkat computer dan printer dan ada yang mengalami kerusakan
- Kilo Watt Lisftrik tidak mencukupi sehingga listrik sering mati, hal ini perlu dengan segera dengan penambahan kilo watt.
- Tidak ada scanner
- Tidak ada jaringan internet
- Tidak ada mesin photo copy
2. Kebijakan mengenai tunggakan buku, terdiri dari :
- tunggakan buku mahasiswa drop out/keluar
- Tunggakan buku mahasiswa D2 (alumni periode Ibu Robingatin)
- Tunggakan buku mahasiswa semester terakhir
- Tunggakan buku dosen dan karyawan, (hasil temuan Irjen tahun 2008)
3. Pengembangan koleksi :
- Pengadaan buku disesuaikan dengan program jurusan
- Kebutuhan pemustaka belum mencukupi ; bahasa Indonesia, inggris, arab dan perpustakaan
- Digitalisasi koleksi
- Otomasi (pelayanan masih bersifat manual karena tidak didukung oleh perangkat lunak dank eras (shofware, hardware dan brainware).
4. Tenaga teknisi perpustakaan (tenaga non perpustakaan) berupa teknisi computer dan ketatausahaan
5. Anggaran :
- Alokasi anggaran perpustakaan masih belum jelas
- Alokasi dana operasional perpustakaan belum ada
6. Kerjasama/kemasyarakatan
7. Tidak tertatanya ruangan sebagaimana mestinya
8. Masih rendahnya solidaritas kerja karyawan
9. Masih kurangnya koordinasi antar jurusan dengan perpustkaan
10. Tidak adanya cleaning service, sehingga perpustakaan kelihatan kurang bersih dan berdebu.
Dari identifikasi kendala yang dihadapi perpustakaan diatas menyebabkan layanan dan kegiatan perpustakaan tidak optimal. Hal ini hendaknya segera dicarikan solusinya baik oleh pimpinan, lembaga, maupun pengelola perpustakaan agar layanan dan kegiatan perpustakaan berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.
D. STAF PERPUSTAKAAN STAIN SAMARINDA
Adapun pimpinan dan masing-masing staf perpustakaan STAIN Samarinda adalah sebagai berikut :
Kepala Perpustakaan : Jauhar Arfawie, S.Ag.
Sekretaris & Adm. Administrasi : Abdullah Rasyid, S.Ag.
Bag. Layanan Skripsi : 1. Mukminin, S.Ag.
2. Gianto, S.Pd.
Bag. Layanan Sirkulasi : 1. Murhanah
2. Fitriansyah
3. La Anduke, S.Ag.
4. Ahlidah, S.Ag.
Bag. Pengolahan/Pustakawan : Siti Fatimah, M.Hum.
Pengolahan : Andi Rajanuddin, S.Sos.
Dengan job description staf perpustakaan stain samarinda, yaitu :
1 Kepala Perpustakaan
a. Membuat perencanaan dan pengembangan perpustakaan setiap awal tahun akademik
b. Mengadakan koordinasi dan pengawasan terhadap semua kegiatan perpustakaan
c. Bertanggung jawab atas pembinaan semua karyawan / staf perpustakaan
d. Membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan tertentu sehubungan dengan pembinaaan dan pengembangan perpustakaan mengadakan hubungan kerja sama dengan pihak pejabat di lingkungan lembaga
e. Mengadakan kerja sama dengan pihak luar
2 Sekretaris Dan Administrasi
a. Menyelesaikan urusan surat menyurat
b. Menyelesaikan urusan laporan keuangan
c. Menyelesaikan urusan personalia perpustakaan
d. Mengelola pelengkapan perpustakaan
e. Menyediakan format/ blanko penunjang kegiatan perpustakaan
f. Menyiapkan daftar buku yang akan diadakan
g. Membuat surat keterangan bebas pustaka
h. Memberikan layanan keanggotaan
i. Memberikan laporan secara periodic kegiatan perpustakaan setiap bulan
j. Menjaga kebersihan ruangan masing-masing
3 Sirkulasi
a. Peminjaman
1) Menberikan layanan peminjaman (Tarbiyah, Syariah dan Dakwah)
2) Memberikan layanan perpanjangan masa peminjaman
3) Mengembalikan koleksi bahan pustaka yang sudah dibaca atau dikembalikan ke rak berdasarkan klasifikasinya
4) Menyiapkan dan menyusun statistik pengunjung dan peminjaman setiap bulan
5) Memberikan layanan peminjaman dan pengembalian bagi dosen dan karyawan
6) Menyiapkan absen pengunjung
7) Menjaga kebersihan ruangan masing-masing
b. Pengembalian
1) Memberikan layanan pengembalian
2) Melakukan penagihan koleksi yang terlambat dikembalikan
3) Menentukan dan menerima denda
4) Menentukan judul buku pengganti terhadap anggota yang menghilangkan buku
5) Mengembalikan koleksi bahan pustaka yang sudah dibaca atau dikembalikan
6) Meyiapkan dan menyusun stasistik pengambalian setiap bulan
7) Menjaga kebersihan ruangan masing-masing
4 Pengolahan
a. Menerima dan memeriksa bahan pustaka
b. Melakukan inventarisasi bahan pustaka ke dalam buku induk
c. Melakukan pengklasifikasi
d. Menentukan tajuk subyek
e. Membuat kartu catalog
f. Menyelesaikan tahap akhir pengolahan bahan pustaka
g. Mengirim bahan pustaka yang telah diproses kebagian sirkulasi
h. Menyusun kartu katalog/opac
i. Membuat daftar tambahan koleksi buku
j. Membuat statistik tambahan buku setiap priode
k. Pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka
l. Entri dan bahan pustaka
m. Menjaga kebersihan ruangan masing-masing



1. Referensi
a. Pelayanan informasi; memberikan jawaban atas pertnyaan pengunjung
b. Memberikan petunjuk tentang bahan-bahan tertentu yang tidak dapat dilayani pada bagian sirkulasi
c. Memberikan bimbingan penelusuran informasi
d. Penyusunan file-file khusus; indeks, bibliografi, abstrak, dll
e. Membuat laporan statistik pengunjung setiap bulan
f. Menyiapkan absen pengunjung
g. Mengembalikan koleksi yang sudah dibaca pada rak
h. Menjaga kebersihan ruangan masing-masing
6 Layanan Skripsi
a. Melakukan layanan pembaca skripsi ( mnegolah skripsi; inventarisasi, penetuan tajuk subyek, no klasifikasi, menyelesaikan kelengkapan fisik buku dan entri data)
b. Mengembalikan koleksi yang sudah dibaca
c. Membuat statistik pembaca setiap bulan (membuat laporan statistik koleksi skripsi dan membuat daftar tamabahan skripsi)
d. Menyiapkan absent pengunjung
e. Menjaga kebersihan ruangan masing-masing
7 Otomasi Perpustakaan
a. Pemeliharan dan pengolahan jaringan otomasi perpustakaan
b. Pengolahan data base
c. Pemeliharaan software otomasi
d. Pemeliharaan hardware otomasi
e. Pembuatan laporan kegiatan otomasi.
E. DESKRIPSI DIRI
Dari uraian di atas tentang perpustakaan STAIN Samarinda, maka dapat di deskripsikan bahwasanya Perpustakaan STAIN Samarinda merupakan salah satu jenis perpustakaan Perguruan Tinggi yang turut serta melaksanakan Tridarma Perguruan Tinggi dalam bidang perpustakaan. Tidak ada kegiatan belajar di perguruan tinggi yang dapat dilaksanakan tanpa membaca dan gudang membaca adalah perpustakaan. Sehingga perpustakaan STAIN mempunyai peranan penting dalam memajukan perguruan tinggi STAIN itu sendiri. Perpustakaan perguruan tinggi pula dapat berfungsi sebagai sumber informasi dan sumber belajar serta sebagai salah satu indikator utama untuk mewujudkan visi dan misi yang ingin dicapai oleh STAIN Samarinda.
Akan tetapi, perpustakaan belum berfungsi dengan baik apabila tidak mempunyai pengaturan adminstrasi dan tata tertib. Dalam hal ini perpustakaan STAIN mempunyai beberapa tata tertib, salah satunya ialah pembuatan kartu anggota perpustakaan yang dilakukan kepada setiap orang yang ingin menjadi anggota atau pengguna di perpustakaan STAIN Samarinda. Adapun dalam pembuatannya anggota dikenai biaya administrasi Rp. 3.000.- atau RP. 5.000.- dengan mendapatkan 4 kartu, 3 warna biru digunakan ketika ingin meminjam buku, sedangkan warna merah dipegang atau disimpan oleh anggota sesuai dengan system browne yaitu penggunaan tiket/kartu yang diberikan kepada setiap anggota perpustakaan. Setiap satu kartu hanya bisa meminjam satu buku. Sehingga anggota perpustakaan bisa meminjam maksimal 3 buah buku. Tetapi hal ini terbatas kepada peminjaman buku-buku, sedangkan bahan referensi seperti kamus, ensiklopedia, al Qur’an Tafsir dan rujukan lainnya hanya bisa dibaca ditempat dan tidak dipinjamkan dan dibawa pulang. Atau hanya bisa dengan cara meminjam untuk memphoto copy dengan meninggalkan KTP dan mengisi formulir dari petugas. Kemudian dalam hal skripsi para anggota hanya bisa mencatat dan membaca di tempat, tidak bisa untuk di photo copy skripsi tersebut karena berhubungan dengan hasil karya seseorang.
Adapun tata tertib lainnya adalah batasan waktu peminjaman buku. Di perpustakaan STAIN samarinda peminjaman buku di beri waktu 1 minggu. Apabila lewat dari waktu tersebut maka dikenakan sanksi/denda dengan membayar adminsrtasi sesuai lamanya waktu keterlambatan tersebut. Denda buku yang terlambat sebesar Rp.250.-/buku dalam satu hari. Dengan adanya peraturan ini para anggota dapat mengembalikan buku yang dipinjam tepat pada waktunya.
Dalam hal pelayanan, perpustakaan STAIN Samarinda terus berbenah diri dengan tuntutan mampu berdaptasi dan responsif terhadap kemajuan perkembangan teknologi dan informasi sekarang ini. Sehingga perpustakaan STAIN Samarinda malaksanakan kegiatan dalam meningkatkan kualitas dan kuantitas berbagai pelayanan, baik secar fisik maupun non fisik. Hal ini dapat dilihat dari adanya penyusunan pedoman kerja dengan mensosialisasikan job discription kepada masing-masing staf perpustakaan untuk saling kerja sama dalam memperbaiki kinerja perpustakaan, penegasan peraturan perpustakaan dalam pendaftaran anggota baru dan peminjaman buku dan tata tertib lainnya, adanya usaha otomasi perpustakaan (layanan berbasis komputer) seperti perpustakaan digital yang memudahkan para anggota untuk pencarian buku yang di inginkan, pemenuhan perlengkapan yang diperlukan dan menambah jumlah koleksi perpustakaan baik melalui proyek rutin maupun sumbangan dari mahasiswa, dosen, karyawan, Departemen Agama serta instansi lainnya.
Kegiatan yang tidak lupa pula dilakukan perpustakaan STAIN Samarinda yaitu layanan bimbingan dan sosialisasi perpustakaan, Karena bahwa pada umumnya kondisi minat baca mahasiswa masih relatif rendah dan kurangnya pengenalan terhadap fungsi perpustakaan. Sehingga harus diadakan bimbingan pemakai dan sosialisasi yang diberikan kepada calon anggota baru atau mahasiswa baru. Kegiatan ini dilakukan melalui kegiatan TAMU/OSPEK atau pengayaan mahasiswa. Diharapkan dengan hal tersebut adanya kesadaran akan pentingnya perpustakaan sebagai sumber belajar dalam perguruan tinggi.
Walaupun Perpustakaan STAIN Samarinda telah menyusun dan merencanakan berbagai kegiatan program layanan perpustakaan, akan tetapi tetap tidak terlepas dari berbagai kendala-kendala yang menghambat kelancaran proses layanan. Hal ini dapat dilihat dari masih minimnya perangkat-perangkat komputer, kurangnya kilo watt listrik sehingga kadang-kadang mati, adanya tunggakan berbagai buku yang belum dilunasi, kebutuhan koleksi pemustaka yang belum mencukupi, layanan masih bersifat manual karena tidak didukung oleh perangkat shofware dan hardware, masih kurangnya koordinasi antara jurusan dengan perpustakaan, masih rendahnya solidaritas kerja karyawan, tidak adanya cleaning service sehingga perpustakaan kelihatan kurang bersih dan tertata rapi, dan alokasi anggaran dan dana operasional perpustakaan yang belum ada dan belum jelas.
Dengan identifikasi kendala yang dihadapi perpustakaan diatas menyebabkan layanan dan kegiatan perpustakaan tidak optimal. Hal ini hendaknya segera dicarikan solusinya baik oleh pimpinan, lembaga, maupun pengelola perpustakaan agar layanan dan kegiatan perpustakaan berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.
E. KESIMPULAN
Dari beberapa uraian diatas tentang deskripsi perpustakaan STAIN Samarinda, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan ketatausahaan, staf, keuangan dan kerumahtanganan yang ada diperpustakaan tidak terlepas dari administrasi. Kegiatan administrasi tersebut dilakukan oleh semua petugas dengan bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan yang diinginkan. Jika semua hal itu dapat terpenuhi, maka diharapkan semua aktivitas berjalan lancar, citra dan performanya makin dikenal, dengan layanan pemustaka yang cepat, tepat, akurat bermanfaat, ramah-hangat, bersifat membantu dan komunikatif yang tidak membosankan.
Walaupun dari sisi lain masih terdapat beberapa kendala dalam menghambat lancarnya pelayanan perpustakaan, tetapi hal tersebut sebagai evaluasi dalam meningkatkan pembenahan perpustakaan yang lebih baik lagi dan dapat segera untuk mencari solusinya secara bersama-sama.